IMPLEMENTAÇÃO DE UMA PLANILHA DINÂMICA NO AGENDAMENTO DE QUIMIOTERAPIA: UM RELATO DE EXPERIÊNCIA

Resumo

O agendamento de quimioterapia é uma atividade complexa que requer precisão, organização e eficiência por parte das equipes de saúde. A gestão adequada dos horários de tratamento impacta diretamente a experiência do paciente e influencia a eficácia operacional das unidades de saúde. A adoção de uma planilha dinâmica surgiu da necessidade de organização e exatidão no atendimento ao paciente oncológico, uma vez que existia uma dificuldade estrutural devido a distância entre a sala de quimioterapia e a farmácia oncológica. Neste relato de experiência, exploramos como a implementação de uma planilha dinâmica se revelou fundamental para melhorar as atividades na marcação de quimioterapia em nossa instituição. O objetivo principal foi facilitar o processo de trabalho da manipulação do antineoplásico e da comunicação entre as unidades de farmácia oncológica e Sala de Quimioterapia. Nesse cenário, foi desenvolvido uma planilha de Excel no Google drive, através de uma conta compartilhada com toda equipe de enfermagem e de farmácia. Nela estão inclusos campos essenciais como nome do paciente, registro, telefone, clínica, protocolo quimioterápico, status (liberado, aguarda exames, aguarda avaliação médica), check-in (presente, ausente, em sala), manipulação (pronto, pronto parcial, em andamento, devolvido, não recebido, medicação em falta etc.), previsão (tempo de preparo), observação, além do nome do profissional que realizou o agendamento. A experiência foi tão exitosa, que outras unidades gestoras solicitaram acesso à planilha no modo “leitor”, como o serviço de nutrição, a fim de prover a demanda diária de dieta dos pacientes agendados. As planilhas dinâmicas de agendamento na Sala de Quimioterapia também permitiram coletar dados sobre agendamento ao longo do período, gerando indicadores de gestão que são analisados continuamente com o intuito de identificar padrões e eficiência dos processos de trabalho, além de implementar melhorias constantes no serviço. Os dados observados possibilitam a redução de conflitos na agenda, o melhor dimensionamento da equipe de enfermagem e a rotatividade dos leitos no setor, além de ajustar rapidamente os horários de tratamento conforme necessário, por exemplo, nos casos de cancelamentos ou imprevistos, devido à falta de insumos, a equipe consegue reorganizar os agendamentos de maneira eficaz, minimizando o impacto nos pacientes e otimizando o uso dos recursos disponíveis, proporcionando uma experiência geral mais satisfatória aos pacientes. A implantação de uma planilha dinâmica no agendamento de quimioterapia representa uma inovação promissora na gestão de serviços de saúde, tornando-se essencial no enfrentamento dos desafios atuais e futuros da oncologia clínica, promovendo um ambiente de cuidado mais seguro e centrado no paciente.